Einleitung

Vielen Dank, dass Sie sich heute die Zeit nehmen, unsere Fallstudie zu lesen.

Wir möchten Benutzern von Atlassian-Tools, insbesondere Jira-, Confluence-, JSM- und Bitbucket-Benutzern und Benutzern aller aktuellen Lizenzstufen, Alternativen aufzeigen und ein besseres Verständnis der verfügbaren Migrationspfade zu bieten, sowohl für die Lizenzierung als auch möglicherweise für Private Cloud Hosting.

Eine Umfrage unserer Kunden hat ergeben, dass viele Unternehmen und Nutzer von Atlassian-Tools glauben, dass eine Migration zur „Atlassian Cloud“ die einzig verfügbare Option ist.

Unsere Auswertung zeigt, dass das Atlassian Cloud-Lizenzmodell zwar für viele geeignet ist, jedoch höhere pro-Kopf Lizenzkosten sowie zusätzliche Kosten in Form von mangelnder Skalierbarkeit, Kontrolle und Support verursachen kann – eine Migration, die in vielen Fällen unrentabel ist, zumal I.T. Budgets unter steigendem Druck stehen, mit immer größeren Herausforderungen, wie erhöhter Komplexität, Kosten und Cyberangriffen umgehen zu können.

Unsere Alternative basiert auf einer Migration von Server auf Data Center Lizenzierung in Kombination mit dem Einsatz von IUM (Intelligent User Management), Accxia‘s Lösung den Budgetdruck abzufedern mit verbesserter Skalierbarkeit und Kontrolle.

Wir hoffen, dass die in der Fallstudie erwähnten Nutzen und Kostenersparnisse Sie zum Nachdenken anregen und neue Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen aufzeigen, dass Einsparungen in Höhe von 50% bei den Atlassian Lizenzen möglich sind.

Ende 2019 kündigte Atlassian an, das serverbasierte Lizenzmodell im Februar 2024 auslaufen zu lassen. Es bieten sich folgende Optionen an:

• die Zeit bis 2024 zu nutzen, von Atlassian auf andere Systeme zu wechseln
• auf die Data Center Lizenzierung vor 2023 zu migrieren, um nicht in Zeitdruck zu geraten
• in die Atlassian Cloud zu migrieren

Die Ankündigung hat zu Verwirrung und Besorgnis über die laufenden Kosten und Nutzung von Atlassian-Tools geführt, denn Data Center Lizenzierung und die Atlassian Cloud sind mit einem deutlich höheren Preis verbunden!

Daraus ergeben sich folgende Fragen:

• Bleiben wir so lange wie möglich bei der Serverlizenzierung bis 2024? Klingt gut und könnte sich kurzfristig als kostengünstiger erweisen, allerdings wird es weniger Funktionserweiterungen geben im Vergleich zu Data Center oder der Atlassian Cloud.
• Führen wir jetzt ein Upgrade auf die Datacenter-Lizenzierung durch? Obwohl es sich um eine naheliegendere Wahl handelt, sind Datacenter-Lizenzen jedoch weitaus teurer als Server-Lizenzen.
• Müssen wir die Kosten tragen und zur Atlassian Cloud migrieren? Eine praktikable Wahl für eine Berücksichtigung auf der Grundlage eines überschüssigen IT. Budget.

Doch in einer Zeit, in der Komplexität, Forderungen nach mehr Effektivität und eine Zunahme von Cyberangriffen die IT unter Druck setzen, muss ein vernünftiger Budgetansatz langfristig tragfähig sein, um eine Fehlallokation der finanziellen und personellen Ressourcen zu vermeiden.

Atlassian-Cloud-Lizenzpläne sind für Premium- und Enterprise-Support teurer als für Datacenter. Darüber hinaus sind viele von App-Anbietern entwickelte Apps, die entweder in als Server- oder Data Center Apps entwickelt wurden, noch nicht "cloud-ready" - entweder aufgrund eines reduzierten Funktionsumfangs oder Cloud-Apps stehen (noch) nicht auf der Roadmap der Anbieter.

Accxia spricht täglich mit Organisationen, die mit den oben genannten Fragen konfrontiert sind. Während Unternehmen sicherstellen möchten, dass ihre eigenen Kunden und Stakeholder die neuesten Technologie- und Softwareplattformen bereitstellen, möchten wir sicherstellen, dass dies nicht mit höheren Kosten als notwendig verbunden ist!

Fallstudie

Ein neuer Interessent trat vor kurzem mit diesen drei Fragen an uns heran und bat um unsere Hilfe. Dieser Interessent hatte IUM seit einiger Zeit auf dem Schirm. Ansässig in der Schweiz, dieses Versicherungsunternehmen hat ein 10.000 Benutzer Server-Lizenzen von Jira, Confluence und Jira Service Management (JSM).

Diese Lizenzen sollten innerhalb der kommenden drei Monate verlängert werden, daher musste schnell eine Entscheidung getroffen und ein ausreichendes Budget bereitgestellt werden. Die Kosten für das Upgrade auf einen Atlassian-Cloud-Plan mit Premium-Support betrugen knapp über 653.000 US-Dollar ($), was diese Option für sie nicht rentabel machte.

Daher war die einzig realistische Option, zu entscheiden, ob man bis 2024 bei der Serverlizenzierung bleiben und eine Roadmap für den Ausstieg aus Atlassian erstellen oder vom Server zum Datacenter-Lizenzmodell wechseln sollte, jedoch in der Erwartung, dass IUM eine signifikante Lizenzkostenerhöhung ausgleichen kann.

Die Kundenanforderung im Wortlaut:

„Wir verwenden derzeit noch eine serverbasierte Atlassian-Lizenzierung, müssen jedoch irgendwann zu einem DC-Lizenzmodell wechseln, da unsere Lizenzierung in den kommenden drei Monaten verlängert werden soll auf der Suche nach Möglichkeiten zur Optimierung der Kosten. Wir haben ca. 4.500 Mitarbeiter, von denen jeder eine Lizenz in Jira Software und Confluence hat. Derzeit haben wir eine 10.000 Benutzerlizenz für jeden (5395 verwendet). Obwohl wir derzeit Serverlizenzen verwenden, liegt unser Fokus Derzeit können wir in einer Lizenzierungsumgebung für Rechenzentren sparen, indem wir möglicherweise Ihr IUM verwenden ... Cloud-Lizenzierung ist nicht rentabel."

Bewertung der Anforderungen

Upgrade auf Datacenter-Lizenzpotenzial im Vergleich zu Kosten

Das von unserem Interessenten bereitgestellte Briefing verkörpert die gemeinsame Herausforderung, mit der viele Atlassian-Benutzer konfrontiert sind. Letztendlich, und da die Atlassian-Cloud-Option in diesem Fall unerschwinglich war (653.000 $ pro Jahr), drehte sich die Entscheidungsfindung um zwei Optionen.

Sollte das Unternehmen für ein weiteres Jahr bei der serverbasierten Lizenzierung bleiben oder jetzt auf ein Datacenter-Lizenzmodell umsteigen? Könnte man mit unserer Lösung zur Optimierung der Lizenzkosten (IUM) von einem Wechsel zur Rechenzentrumslizenzierung profitieren?

Eine kurze Übersicht von IUM (Intelligente Benutzerverwaltung)

IUM ist eine Optimierungs- und kosteneinsparende Lösung, die für Jira, JSM Confluence und Bitbucket verfügbar ist. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Atlassian-Benutzerbasis auf einem pro-Concurrent-User-Modell zu betreiben, anstatt auf dem traditionellen pro-Namens- oder registrierten-User-Modell.

IUM funktioniert durch die Zuweisung von Lizenzen an aktive Benutzer, während die Zuweisung von Lizenzen von inaktiven Benutzern aufgehoben wird – alles in Echtzeit.

IUM verwaltet nur diese gelegentlichen Benutzer. Poweruser und Administratoren sind von der Verwaltung ausgeschlossen und dauerhaft aktiv. Daher werden diejenigen, die im Laufe eines normalen Arbeitstages Jira nicht permanent nutzen, in sogenannte ‚aktivierte‘ und ‚deaktivierte‘ Benutzer-Kategorien eingeordnet. Dieser automatisierte Prozess funktioniert nahtlos im Hintergrund, unbemerkt von den Benutzern, beispielsweise sind Benachrichtigungen an ‚deaktivierte‘ Benutzer noch aktiv.

IUM arbeitet weder außerhalb von Jira, noch erfasst oder speichert es Daten außerhalb Ihrer Jira-, JSM-, Confluence- oder Bitbucket-Instanzen.

Nähere Informationen zu IUM finden Sie unter folgendem Link: https://www.accxia.com/blog/could-ium-intelligent-user-manager-save-you-money-on-your-atlassian-licenses

Das obige Szenario führt in vielen Fällen zu potenziellen Herabstufungen in der Lizenzstufe, dies gilt auch für die Apps.

Zunächst installieren wir unseren „Log Analyzer“, um Daten rund um die Logs der Benutzer-sitzungen zu erfassen. Die maximale Anzahl des gleichzeitigen Lizenzzugriffs in Spitzenzeiten ist für die Bereitstellung von IUM entscheidend, da diese Zahl den Umfang des Lizenz-Downgrades bestimmt. Normalerweise sehen wir diese Zahl als nur etwa 10 bis 13% der Atlassian-Benutzerbasis, denen eine Lizenz zugewiesen ist!

IUM basierte Lösung – Analyse der Nutzerdaten

Die erste Analyse bestätigt die aktuelle Lizenzierung uns registrierte Nutzer:

• Jira Server Lizenzierung: 10.000 User Tier (5395 verbrauchte / zugewiesene Lizenzen)
• Confluence Server Lizenzierung: 10.000 User Tier (5395 verbrauchte / zugewiesene Lizenzen)
• Gleichzeitige Lizenznutzung zu Spitzenzeiten (gemessen über einen Zeitraum von einem Monat): 476

Das Ziel

Basierend auf der bestätigten Nutzung von Lizenzen in Spitzenzeiten (siehe oben) von 476, war das Ziel, eine fünfstufige Lizenzverringerung anzubieten, also von 10.000 auf 1.000 Benutzer.

Die Finanzen und Kostenersparnis

Kosten für das Upgrade auf eine Rechenzentrumslizenz (ohne IUM):

• (A) Erwerb von Jira 6.000 Benutzer (Data Center): 300.000 $
• (B) Erwerb von Confluence 6.000 Benutzer (Data Cente): 230.000 $
• (C) Gesamtkosten der Data Center Lizenzen (ohne IUM): 530.000 $ pro Jahr

Kosten für den Erwerb der Datacenter-Lizenzierung auf eine reduzierte Lizenzstufe von 1.000:

• (D) Erwerb von Jira 1.000 Benutzer (Data Center): 72.000 $
• (E) Erwerb von Confluence 1.000 Benutzer (Data Center): 48.000 $
• (F) Gesamtkosten der Data Center Lizenzen: 120.000 $ pro Jahr

Gesamtkosteneinsparung bei der Lizenzierung (C minus F): 410.000 $ pro Jahr.
Kosten für IUM-Lizenzen für Jira und Confluence:

• (G) IUM-Lizenz für Jira zum Preis von 40% des Preisunterschieds zwischen (A & D): 91.200 USD
• (H) IUM licence for Confluence at 40% of the price difference between (B & E): $72,800
  
• (!) Gesamtkosten von IUM für Jira und Confluence: 164.000 USD

Kostenersparnis

• Preis für das Upgrade auf eine Rechenzentrumslizenz ohne IUM: 530.000 $
• Preis für das Upgrade auf die Datacenter-Lizenzierung auf einer reduzierten 1.000-Benutzer-Stufe mit IUM-Lizenzen (F) + (I) = 284.000 USD
• Gesamtkostenersparnis: 246.000 USD (60%)

Eigentlich sollten wir an dieser Stelle auch erwähnen, dass dies nur ein Teil der erzielten Gesamteinsparungen war. Berücksichtigt man die Kosten aller auf ihren Instanzen bereitgestellten Apps, die auch auf eine Lizenz von 1.000 Benutzern auf dem von IUM verwalteten Lizenzen herabgestuft werden konnten, lagen die Gesamteinsparungen bei knapp 300.000 US-Dollar pro Jahr.

Abschluss

Die Zahlen sprechen für sich!

IUM ist eine äußerst effektive und kostensparende Lösung. IUM sollte Unternehmen in Betracht gezogen werden, die entweder planen, bis 2024 Serverlizenzen zu verlängern (bitte nicht vergessen: IUM arbeitet auch mit Server-Lizenzen) oder von Organisationen, die keine Roadmap für den Wechsel in die Atlassian-Cloud haben, aber ein kostengünstiges Upgrade durchführen möchten, und zwar auf Data Center Lizenzen. IUM wird den Übergang zur Data Center Lizenzierung zu einem äußerst kosteneffektiven Prozess machen.

IUM ist genehmigt und auf dem Marktplatz.Allerdings ermutigen wir alle Interessenten zuallererst mit uns zu sprechen, da der Erfolg und von IUM nur berechnet und erreicht werden kann, indem zuerst unseren Log-Analyzer (nur über Accxia direkt verfügbar) ausgeführen, um die Nutzer Peaks zu analysieren.

Kann es sich Ihr Unternehmen wirklich leisten, IUM zu ignorieren?

Sprechen Sie mit Accxia und lassen Sie sich von uns bei der Berechnung der Einsparungen helfen. Es lohnt sich in jedem Fall, aber es lohnt sich am meisten, wenn Ihre aktuelle Serverlizenzierung bald verlängert werden muss und/oder Sie über ein Upgrade auf eine Rechenzentrumslizenz nachdenken, aber die Kosten Sie abschrecken.

Die Durchführung einer IUM-Demonstration dauert weniger als 30 Minuten und Accxia stellt Ihnen eine 30-tägige Evaluierungslizenz zur Verfügung.

Der Einsatz unserer IUM-Lösung könnte Ihre Lizenzkosten um die Hälfte oder mehr reduzieren!

Bitte beachten Sie auch, dass Sie bei Interesse an einer Private Cloud Lösung (Accxia betreibt die größte Private Cloud für Atlassian Anwendungen in deutschen Rechenzentren) und für Cyber ​​Security mit Accxia über unsere Accxia Cyber ​​Cloud Lösungen sprechen können.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, das untenstehende Formular auszufüllen und kontaktieren Sie Accxia für ein informelles, aber aufschlussreiches Gespräch, um herauszufinden, wie viel IUM Ihrem Unternehmen wirklich einsparen kann.

Wenn Ihnen die Lektüre dieser Fallstudie gefallen hat, teilen Sie sie bitte mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern.

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